予約通知メールサービス

　　次回予約日の連絡や、定期検診（リコール）等をお知らせするメールを送信するサービスです。送信予定日をあらかじめ設定しておくことにより、弊社データベースサーバから自動的に発信されます。インターネットに接続されたパソコンや携帯電話で受信することができます。

通知される内容は

1. 次回の予約日をその前日（あるいは設定された日数前）に知らせる
2. 定期検診のお知らせ
3. 治療が中断している患者さんに来院をすすめる
4. 次回予約日が決定していなかった患者さんに、予約を取ってもらうよう促す

　　2,3,4の場合は送信されたメールに書かれているURLにアクセスすることによって、とても簡単に予約をとることができます。氏名やメールアドレス等の入力は必要ありません。単に予約日のみを選択するだけで予約が完了します。また、携帯電話にメールが送信された場合は本文中に記載の電話番号を選択することにより容易にクリニックへ電話をかけることができます。

　　以上のように、このシステムはあらかじめメールを送信する日をきめておいて、その日になればサーバーが自動的にメールを送信するというものですが、ある患者にすぐにメールでメッセージを送りたいようなときでも利用することができます。

　　また、患者固有のデータを入力しているときに、そのメールアドレスが正しいかどうかその場でテストメールを送信して確かめることができます。携帯電話の場合は特に便利です。

　　通知する内容は自由にアレンジすることができます。例えば、義歯を装着した患者さんのリコールのメッセージでは「その後義歯の具合はいかがですか?」というような文に変更できます。また、メールの差出人や件名も編集できます。それぞれの患者さん、その時々の状況に応じた適切なメッセージを送信することができます。

　　次回予約日の前日（あるいは設定された日数前）に通知する場合

1. まず患者データを登録します。予約日が決まっていなくても、それ以外の部分だけでも登録できます。また、テストメールをその場で送信できますので、入力したメールアドレスが正しいかどうか確認することができます。この作業はクリニック用に用意されたホームページ上（管理画面）で行います。インターネットに接続されていればどのパソコンからでも処理を行うことができます。なおパスワードを入力しなければこのページにはアクセスできません。
2. 次回の予約日が決まればそれを入力します。このときに予約日の前日以外の日に送信したい場合はここで設定しておきます。またメール本文の内容などや件名も編集することができます。
3. あとは送信予定日になればサーバーが自動的にメールを送信します。
4. 患者さんはパソコンで、あるいは携帯電話でメールを受け取り予約を確認します。
5. 次の予約について設定をおこなうには、まずその患者さんのレコードを検索します。予約日や氏名、name、ID（カルテ番号）などから検索が行えます。また「本日」をクリックすれば予約日が本日のレコードのみ抽出されるので、その中から選択しても簡単です。
6. 次の予約日を設定するには、本日の日付になっている予約日を次回の予約日に変更するだけです。
7. もし本日で治療が終了した場合はリコールの設定を行います。

　　定期検診（リコール）のお知らせメールを送信する場合

1. まず対象となる患者のレコードを検索し、編集のページにいきます。
2. その患者さんのレコードの予約日時を空白にセットして送信予定日（日付指定）のメニューでメールの送信予定日を設定します。また「リコール用メールフォーム」をクリックして件名、本文を簡単にリコール用に変更することができます。
3. もし、治療は終了したが定期検診を行わない場合は、予約日時を空白にしておきます。もしその患者さんが来院する可能性がないのであればこのレコードは削除します。このようにしておけば本日の終了時に「本日」をクリックして本日予約のレコードを検索し、残っているレコードは本日来院されなかった方のリストになります。そしてこれらの患者さんには来院を促すメールを送信しておきます。これは「無断キャンセル用メールフォーム」をクリックすれば設定できます。
4. 送信予定日になればサーバーが自動的に定期検診のメールを送信します。
5. メールを受け取った患者さんは、その本文中に書かれているURLへアクセスすることにより簡単に予約をとることができます。氏名などの入力は必要なく、ただ予約日さえ選択すれば予約完了となります。携帯電話のi-modeやvodafone live!,EZweb等からも予約がとれるように専用のURLが用意されます。また、これらのURLはクリニック側でにいちいち入力する必要はなく、すべて自動的に本文中に展開されます。

　　無断キャンセル・予約時間が過ぎても来院されない場合・次回予約がとれなかった場合

1. まず対象となる患者のレコードを検索し、編集のページにいきます。
2. 次に「無断キャンセル用メールフォーム」「予約時間連絡用メールフォーム」あるいは「予約取得用メールフォーム」をクリックして、件名、本文をそれぞれにあったものに設定します。
3. これらのメールは今すぐに送信する必要があります。そのような場合はこのページの「メールの送信」をクリックします。
4. メールは直ちに送信されます。その結果は新しいレコードとしてデータベースに追加記録されます。もし必要がなければこのレコードは後で削除してください。

　　予約日の前日（あるいは設定された日数前）に確認のメールを送ることにより、うっかり忘れたことによる無断キャンセルは激減するでしょう。

　　予約日前に電話で予約確認をした場合と比較すると、格段に受付の負担は軽くなります。また連絡を受ける患者さんにとってもメールで通知してもらった方がはるかに好都合でしょう。

　　予約時間になっても来院されない患者さんには、メールで簡単にメッセージを送信できます。

　　リコールのお知らせをメールで行えば、はがきを出す手間も省けるし、なにより経済的です。節約できる郵便料金は、もしかしたら本システムの維持費用より大きいかもしれません。

　　はがきによるリコールの場合は、「葉書を受け取る」→「予約の電話をする」というのが少々億劫になるかもしれません。「メールを受け取る」→「メールに記載されたアドレスをクリックして都合の良い予約日を選択」という方がはるかに気軽に行え、リコールによる来院率は確実に向上するものと思われます。また携帯電話でメールを受け取った場合には、そのメールに書かれている電話番号をクリックするだけで、簡単にクリニックに電話をかけることができます。

　　データはすべて弊社データベースサーバーにて管理されておりますので、インターネットに接続されていれば、どのパソコンからでもデータベースへのアクセスが可能です。ただし、管理画面へアクセスするにはパスワードが必要となります。

　　コストパフォーマンスの高さも見逃せません。予約通知メールサービスとインターネット予約サービスを弊社ホスティングサービスに追加した場合は\1,600/月（税別）の追加のみと、非常に安価でご提供いたしております。また、すでにホームページをお持ちの場合でも、本システムは簡単にご利用いただけます。その場合におきましても\3,200/月（税別）と大変リーズナブルな価格となっております。