インターネット予約

　　パソコンや携帯電話のi-modeやvodafone live!,EZweb等より簡単に予約がとれるサービスです。特別なコンピュータシステムは何も必要ありません。ただインターネットに接続できるパソコンさえあればすぐにでもスタートすることができます。

以下のようなケースに活用できます。

• 来院したことがない人がクリニックのホームページから予約する
• 治療が終了した患者さんが、再度来院する際に予約する
• 治療中であり次回の予約も取っているが、急に症状が変わり別に予約をとる
• 定期検診のお知らせをうけて予約をとる
• 無断キャンセルにより治療が中断した場合に、治療の継続を勧めるメールをみて予約をとる
• 次回予約日が決まってなかった場合に予約をとる

　　このサービスはインターネットに接続されたパソコンからも、携帯電話のi-modeやvodafone live!,EZweb等からでもご利用できます。通知メールサービスと併用することで、定期検診のお知らせメールを受け取ったその場で簡単に予約をとることができるようになります。

　　クリニック側では、あらかじめ予約枠を設定しておきます。この作業はホームページ上で簡単に行うことができます。そしてその情報は弊社のデータベースサーバに蓄えられ、患者さんが予約をとるためにアクセスしたときに、設定されている日時の範囲内で予約を取ることができるようになります。もちろん24時間いつでも利用することが可能です。

　　予約が入ると、クリニック側に、あらかじめ設定されているメールアドレスにその旨の連絡が入るとともに、サーバのデータベースが更新されます。この情報はホームページよりいつでも、またどのパソコンからでも見ることができます。もちろんそのページにアクセスするにはパスワードが必要ですので、一般には公開されません。

1. クリニック側でまず空いている予約枠を設定しておきます。この作業は「診療予約受付サービス」の「レコード追加」で行いますが、簡単に複数の予約枠を作成することができるように工夫されています。
2. Web上の予約ページにアクセスしてきた患者さんが予約可能リストの中から希望する日を選択し、氏名、メールアドレス等を記入し予約を申し込みます。
3. 予約の確認のメールが患者さんへ自動的に送信されます。
4. 予約が申し込まれると同時にサーバーのデータベースが更新され、あらかじめ設定されていたメールアドレスに予約の内容が送信されます。更新されたデータベースの内容はインターネットに接続されたどのパソコンからでも確認が可能です。（要パスワード）
5. クリニック側で予約を確認したら、それを予約帳などに記入します。
6. 次に、予約日の前日（あるいは設定された日数前）に予約のお知らせメールが患者さんに送信されるよう設定しておきます。まずその患者さんが予約通知メールサービスのデータベースに登録されているかどうか検索します。もし登録されていれば、tel,E-mailに変更がないか確認後、予約日・予約時間を患者さんが希望した日時に設定します。またもし登録されていなかった場合は登録を行わなければなりませんが、患者さんが予約を申し込んだ際のデータを使って簡単に作業を行うことができます。

　　本システムは予約のすべてをコンピューターで管理するものではありません。通常の規模の歯科医院における予約システムについていえば、紙ベースのものが結局最も使いやすいものでしょう。使い慣れたアポイント帳と優秀な受付担当者に勝るものはないと考えます。本システムは従来の使い慣れた予約システムに付随的に機能するように設計されています。

　　多くのコンピューターによる予約システムはそのすべてをコンピューターで管理しようとするため、歯科治療に係わる予約処理を行うにあたって非常に無理が生じます。歯科治療というのはある程度計画的に進められてこそ、その成果が期待できるものであると思われます。一回一回の治療のためにあらかじめいろいろ準備したり、あるいは前回の治療からあまり時間が経過してしまうと具合が悪かったりします。患者さんが自由に予約を変更できたりキャンセルできるようなシステムでは、円滑に治療を進めていくことはあまり期待できません。

　　このような点をふまえ、本システムではあえて患者さんが自由にパソコンや携帯電話からキャンセルしたり予約を変更したりすることはできないようにしました。やはりそのような場合は直接電話で話をして対応するのが最善であると考えます。歯科治療の予約は、例えば航空機の予約やホテルの予約、各種チケットの予約、自動車教習所の予約等と違い一連の治療計画の流れの中に位置するものであって、その変更にはそれなりの注意が必要となります。

　　以上のようなことから、予約枠の設定に関しても、本システムにおいては実際に予約の空いている時間をすべて設定しておく必要はありません。例えば3週間先が1日中空いていたとしてもそれを全部空き予約枠として設定する必要はなく、時間を分けて3〜4ブロック（1ブロック30分）程度設定しておけば十分であると思われます。

　　コンピューターによる予約システムの中には予約状況をすべて入力し、またそれを患者さんがWeb上より自由に変更できるようなものがありますが、それではその医院の予約状況がすべて公開されてしまうので懸念される先生も多いと思います。また自由に予約をキャンセルしたり変更できたりするのも治療を計画的に進めていくにあたり問題がありそうです。

　　弊社のおすすめするシステムは、あくまでも従来の予約システムに付随的に機能するものであり、気軽にスタートできるものでありますが、数々の素晴らしい成果をあげるものと確信いたしております。特にリコールの場面においては非常に期待できます。

従来であれば

1. 治療が終わった時点でリコール予定であればその旨を何らかの形で記録しておく
2. リコールの時期がきたら患者さんへ定期検診のお知らせのはがきを送付する
3. 患者さんがそのはがきを受け取る
4. クリニックへ電話をかけて予約をとる

となりますが、本システムと通知メールサービスを利用した場合は以下のような流れになります。

1. 治療が終わった時点でリコールのお知らせメールを送信する日を設定する
2. その日になれば弊社サーバより自動的にリコールお知らせメールが患者さんへ送信される
3. 患者さんはメールをパソコンあるいは携帯電話で受け取る
4. メール内に書かれているアドレスをクリックして予約専用ホームページ（携帯電話であればi-modeやvodafone live!,EZweb等の専用ページ）へアクセスする
5. 予約日のリストの中から都合のよい日を選択するだけで予約完了（この際に氏名等の情報は入力する必要はありません）
6. 予約受付完了の確認のメールが患者さんに送られる
7. クリニック側ではデータベースの情報が更新されると同時にあらかじめ設定されているメールアドレスへ予約を受け付けた旨を伝えるメッセージが送信される

　　更新されたデータベースの情報はインターネットに接続されているどのパソコンからも確認することができます。ただしパスワードを入力しなければアクセスできません。

　　このように、従来であれば葉書を受け取って、そして、電話をかけるというのが患者さんにとって少々億劫になりますが、本システムと通知メールサービスを利用した場合ではメールを受信したその流れの中で簡単に患者さんにとって都合のよい日が予約できるということで、そのメリットは計り知れないものがあります。

　　インターネットの普及により国民のほとんどの人々がインターネットに接続することができる時代となってきております。ホームページをみて来院される患者さんも日に日に増加してきております。しかしインターネットに接続する時間帯は圧倒的に夜間が多く、もし歯が痛んで検索サイト等で歯科医院を探し、気に入ったクリニックが見つかったとしても、すぐに電話をかけて予約をとることはできません。このようなときにホームページ上から予約がとれるようになっていれば患者さんにとってのメリットは大きいでしょう。そうでなければ、明日朝一番にクリニックへ電話をかけて予約を申し込まなくてはなりません。しかし、希望する日時が空いているとは限らないし、ましてや朝の時間帯は忙しくしている方がほとんどです。

　　治療が終了した患者さんが再来院する際にも大変便利です。治療が終了した時点で患者さんに次のようなメールを送信しておきます。「もし具合が悪くなったり検査を希望される場合は下記のアドレスより予約をお取り下さい」そしてこのアドレスを「お気に入り」に登録しておいてもらいます。この患者さんが診察してもらいたいと思ったときはこのアドレスにアクセスしていただくことにより、空いている予約日時が確認でき、もし時間が合えば、その時間を選択するだけで予約は完了するのです。氏名や電話番号等を入力する必要はありません。ただ予約時間を選択するだけです。忙しくしている人でもこのようなシステムがあれば気軽に予約をとることができることでしょう。

　　ある日の治療が終わると普通は受付で次回の予約を取ることになりますが、忙しくしているビジネスマンなどはなかなか予定が立たないものです。無理して予約をとったとしても結局キャンセルということになります。このような時には、この患者さんが予約をとれる固有のアドレスをメールで送信しておいて、後日そのアドレスから予約をとってもらうようにしておけばよいのです。予約はそのアドレスにアクセスして希望予約日時を選択するだけなので非常に簡単です。その患者さんにとっても大変便利なシステムではないでしょうか。本システムではこのようなメールも簡単に送信できるようになっております。

　　コストパフォーマンスの高さも見逃せません。予約通知メールサービスとインターネット予約サービスを弊社ホスティングサービスに追加した場合は\1,600/月（税別）の追加のみと、非常に安価でご提供いたしております。また、すでにホームページをお持ちの場合でも、本システムは簡単にご利用いただけます。その場合におきましても\3,200/月（税別）と大変リーズナブルな価格となっております。